Копирование и выдача копий архивных документов

7.1. По заказам пользователей читального зала в зависимости от технических возможностей и физического состояния документов изготавливаются копии архивных документов. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивом.

7.2. Копирование документов по заказам пользователей производится только при наличии разрешения организации фондообразователя или ее правопреемника. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

7.3. Порядок, объемы, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством архива.

7.4. Копировальные работы проводятся только после оплаты этих работ по расценкам архива, действующим на момент заказа копий, и при предоставлении квитанции об оплате счета по безналичному расчету. За наличный расчет копирование не производится.

7.5. Экспресс-копирование осуществляется в течение рабочего дня; срочные заказы исполняются в течение 1-х суток; обычный заказ – не более 3–7 дней (в зависимости от объема документов и загруженности оборудования). При этом за все категории срочности взимается плата в установленном порядке.

7.6. Заказы на копирование документов, не оплаченные в течение 1 месяца со дня подачи, аннулируются, документы возвращаются в архивохранилище и могут быть повторно выданы для копирования этому пользователю не ранее, чем через 3 месяца со времени возвращения их в архивохранилище.

7.7. Разрешение на копирование архивных материалов дается руководством архива на основании письменного заказа, оформленного пользователем на специальном бланке и переданного сотруднику читального зала. Образец заполнения заказа на копирование документов.

При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов (графы 2, 3, 5, 6). При этом графа 8 может не заполняться.

Все заказы на копирование регистрируются сотрудником читального зала в журнале учета заказов на копирование документов пользователей читального зала.

7.8. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию.

7.9. Вопросы о копировании уникальных и особо ценных дел решается руководством архива в каждом конкретном случае отдельно.

7.10. Копирование документов, требующих расшивки или реставрации, возможно только при условии оплаты пользователем работ по их последующей подшивке, переплету и реставрации.

7.11. Копирование неопубликованных описей и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится.

7.12. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архива и только с разрешения руководства архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей (сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами). Копирование проводится в помещении архива и под контролем сотрудников читального зала.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архив не несет.

7.14. Пользователь может изготовить сам или пригласить для копирования специалистов (чертежника, фотографа, художника). Приглашение для копирования специалиста осуществляется на основании письменного заявления пользователя, за его счет, по разрешению руководства архива. Приглашенный специалист допускается в читальный зал по разовому пропуску.

Ответственность за качество копирования документов, произведенного пользователем самостоятельно или приглашенными специалистами, архив не несет.

7.15. При изготовлении копий техническими средствами архива их аутентичность с подлинными документами удостоверяется сотрудником читального зала.

7.16. Оформленные копии документов выдаются пользователю или его доверенному лицу под расписку или по согласованию с ним могут быть пересланы по почте по указанному адресу.

7.18. Вынос копий документов за пределы архива оформляется сотрудником читального зала специальным пропуском, подписанным руководством архива.

7.19. В соответствии со ст. 30 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ года вывоз за пределы Российской Федерации приобретенных и (или) полученных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляется без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.